企业档案托管流程及注意事项
发布日期:2017-06-19 来源:

企业档案托管流程及注意事项

 

    一、企业档案托管流程

1.检查核实企业营业执照、法人、经办人身份证原件并留加盖公章的复印件备案,为其建立档案库;

2.根据企业具体情况与企业签订协议;

3.核实档案材料准确无误后出具档案清单并由其企业负责人签字确认后将档案转入我中心;

4.开具档案托管凭证;

5.将所接收档案建立电子库并做好纸质版登记;

6.档案转出时收集好调档材料,做好登记并及时更新电子库。

    二、档案托管注意事项

1.存放档案必须是全密封的;

2.存放档案内如缺少正常调转所必需的材料,由本人向原存档单位补齐后再移交;如不能在短时间内补齐人事档案内缺失材料,可签订相应声明协议后进行移交;

3.企业新进大学生档案里必须有报到证白联,且台头须为企业名称;

4.档案中如有加减材料须持带加盖企业公章的介绍信及本人身份证复印件1份来我中心办理。(注:如由代办人办理,还需提供具有本人手印的书面委托函、代办人有效身份证原件及复印件1份);

5.开具与档案相关的各类证明时必需提供存档凭证及单位介绍信;

6.档案除特殊情况外一般不借出查阅。如须借出查阅,应事先提交报告,说明理由,经企业或企业授权的档案主管领导及我中心领导的批准后,填写档案查借阅表,严格履行登记手续,并按期归还;

7.因工作需要从档案中取证的,须请示单位主管档案工作的领导批准后才能复制办理;

8.个人如需复制档案里的材料,须提供本人有效身份证原件及加盖企业公章的介绍信;

    9.查阅、使用企业职工档案时,应持加盖企业公章的介绍信并派2名以上人员到我中心查阅室查阅

    10.档案转出时,本人携带身份证复印件1份、离职文件1份、存档凭证及具有人事档案管理权单位出具的《调档函》原件1份(注:如由代办人办理,还需提供具有本人手印的书面委托函、代办人有效身份证原件及复印件1份)。

三、企业存档所需材料

1.单位出具的介绍信及办理人员的身份证复印件;

2.办理人事代理人员的名单;